GESTION DU PERSONNEL - POURQUOI DÉLÉGUER?

La capacité de confier à d’autres certaines tâches fait partie des secrets de la réussite des bons managers. Déléguer correctement permet de préserver votre vie personnelle et d’être plus efficace, en plus de faire grandir votre équipe et votre entreprise.

Selon le dictionnaire, « déléguer » c'est: "envoyer quelqu’un avec pouvoir d’agir, d’examiner, de juger et de négocier". Déléguer ne signifie donc pas se débarrasser. Il est important de le préciser, car on est souvent tenté de déléguer des tâches rébarbatives (rassurez-vous, c’est humain), mais c’est une stratégie à court terme. Votre collègue qui récupère systématiquement ces tâches fastidieuses va finir par les bâcler pour les mêmes raisons qui vous ont amenée à vous en débarrasser. En fait, déléguer, c’est comme coacher une équipe de sport. Avant la partie, les joueurs sont "briefés" par l'entraîneur. Pendant le match, en revanche, celui-ci guide l'équipe si cela s’avère nécessaire, mais sur le terrain, c’est au capitaine d’assurer la direction des joueurs.

 

LES BONNES RAISONS POUR DÉLÉGUER

Voici de bonnes raisons pour déléguer :

- Le temps étant une denrée extrêmement précieuse pour tout manager, il doit donc être utilisé au mieux, donc pour les missions dont vous seule pouvez vous acquitter. Recentrez-vous ainsi sur vos fonctions de gestionnaire. 

- En délégant des tâches qui vous incombaient jusqu’alors, vous démontrez à votre équipe toute votre confiance, c’est donc bon pour la motivation de vos employées.

- En déléguant, vous responsabilisez vos employées, vous les faites grandir dans leur implication, leur engagement et leurs responsabilités au sein de votre entreprise.

- Vous incitez vos collègues à saisir des opportunités d’évolution.

- Vous renforcez votre autorité en prouvant que vous vous appuyez sur les qualités de chacun au sein de votre équipe, leur permettant ainsi d’exprimer tout leur potentiel.

- En responsabilisant vos collaboratrices, votre entreprise est plus réactive. En évitant d’en référer constamment à la direction, et donc de perdre de temps, les choses avancent, l’entreprise évolue.

 

LES BONNES EXCUSES POUR NE PAS DÉLÉGUER

Vous travaillez avec beaucoup d’intervenants extérieurs, mais ce n’est pas une raison pour ne pas déléguer ! Les soins sont assurés par des personnes extérieures, ok. Mais c’est idéal pour faire évoluer une collaboratrice en interne, de lui apprendre à gérer tous ces intervenants.

Parmi vous, certaines refusent de déléguer pour qu’aucune information ne filtre jusqu’aux oreilles des concurrents. Mais la peur n’évite pas le danger… À moins que vous ne soyez la seule sur le marché, il y a forcément des concurrents, mais des concurrents différents, c’est le jeu. Votre espace ne peut pas tout proposer et que tout soit bien, en plus ! L’idée consiste à déléguer avec justesse.

 

DÉTERMINEZ CE QUE VOUS DÉLÉGUEZ

Pour établir ce qui peut être délégué, considérez l’ensemble de vos tâches en trois niveaux. Le premier niveau regroupe des décisions stratégiques pour votre entreprise, non délégable. Le niveau externe est déjà délégué. C’est dans le niveau intermédiaire que se trouvent les tâches potentiellement délégables. Généralement, seuls 20 % des tâches que vous effectuez se trouvent réellement au cœur de votre mission. C’est parmi les 80 % restants que vous trouverez des tâches à déléguer. Il s’agit de repérer des actions qui vous demandent beaucoup de temps et vous empêchent de vous concentrer sur des points stratégiques.

 

DÉLÉGUEZ À LA BONNE PERSONNE

Le gain de temps n’est pas obligatoirement l’unique motivation pour déléguer. L’objectif, à plus long terme, sera peut-être de permettre à une collaboratrice de monter en puissance professionnellement ou de se remotiver. Encore faut-il savoir ce qui la motive ! Et c’est très différent d’une personne à l’autre ! Cela peut être l’intérêt du travail lui-même, la sécurité dans le travail, les marges de manœuvre, l’évolution de carrière, le statut et l’image, des relations d’équipe conviviales… Ce sont des éléments à connaître absolument pour pouvoir déterminer le moteur de chaque membre de votre équipe. Comme un vendeur face à son client, vous devez connaître les besoins de votre employée avant de lui proposer quelque chose.

Identifiez les compétences nécessaires pour la tâche que vous souhaitez déléguer. Sachez ainsi déléguer « justement », à une tâche donnée, ciblez la personne adéquate. Cela évitera du découragement (« c’est trop difficile »), de la frustration (« c’est trop facile, c’est ennuyant ») et de la fatigue pour tous. Pour que la personne choisie réussisse dans sa nouvelle activité, elle doit répondre à deux critères : être motivée et compétente. Si elle n’est pas motivée, il faudra absolument lui «vendre » cette nouvelle attribution. Si elle n’est pas compétente, il faudra prévoir un accompagnement.

Ne vous arrêtez pas à ce que votre collègue sait déjà faire. Misez sur son potentiel en lui confiant une tâche. Cela permet souvent de développer de nouvelles compétences forcément utiles pour votre activité.

 

SOYEZ CLAIRE DANS VOTRE DEMANDE

Qu’attendez-vous de vos employées ? Quels sont les résultats escomptés par rapport à cette tâche ? Quel est le délai de réalisation ? Soyez la plus précise possible dans votre demande. Ne l’oubliez pas, c’est vous qui définissez les règles. Vous déléguez un résultat à obtenir, pas des tâches à réaliser. Optez-vous pour une délégation très encadrée, portant sur des tâches bien précises et faisant appel à des procédures préétablies, ou pour une délégation plus large, où seuls les objectifs sont clairement stipulés ? Cela dépend de la manière dont vous percevez votre propre rôle, mais également des compétences, avérées ou potentielles, et des méthodes de travail de votre employée.

Il est préférable de perdre du temps à expliquer au départ plutôt que de rectifier plus tard l’ensemble des étapes. Pour bien identifier les capacités de votre collaboratrice, utilisez l’empathie. Dites-vous que la personne à qui vous parlez ne possède par les mêmes informations que vous. Mettez-vous à sa place. Quels détails vous seraient nécessaires pour mener à bien cette mission ? À la fin de l’entretien où vous avez expliqué et confié une tâche, assurez-vous qu'elle a bien assimilé ce qui est attendu d’elle. La délégation est un contrat auquel votre employée doit adhérer.

 

RESTEZ OUVERTE

Vous venez de confier une tâche à l’une de vos collaboratrices. Peut-être aura-t-elle besoin de certains éclaircissements sur tel ou tel aspect. Il se peut même que vous ayez à valider différentes étapes de la réalisation par un simple mot d’encouragement ou un recadrage. Donc, gardez votre porte ouverte, soyez disponible.

 

ÉTABLISSEZ DES POINTS DE CONTRÔLE

La confiance n’exclut pas le contrôle. En effet, même une employée de longue date peut commettre une erreur par méconnaissance ou par excès de zèle. Vous devez donc contrôler l’avancée de la tâche
et/ou le respect du timing. Le fait d’établir des points de contrôle est encore plus essentiel lorsque votre collaboratrice n’a pas pour habitude de vous solliciter par timidité, peur de vous déranger ou orgueil.

 

APPRENEZ À LÂCHER PRISE

Vous êtes nombreuses à vouloir faire absolument le même travail que vos employées. Erreur ! Les
employées se sentent infériorisées, car elles effectuent les mêmes tâches que vous, mais moins bien et moins vite ou alors, elles vous méprisent, car elles sont plus efficaces que vous ! Vous ne pouvez pas tout faire, personne ne le peut d’ailleurs ! Vous pouvez donner ponctuellement un coup de main lors d'un moment de "rush", mais uniquement parce que vous appartenez à la même équipe solidaire qui avance dans un même sens.

Déléguer peut exiger pour certains un travail sur soi-même : il faut apprendre à accepter que quelqu’un va faire plus lentement ou moins bien quelque chose que vous feriez mieux et plus vite. Soyons honnêtes, déléguer, c’est prendre le risque que votre collègue fasse différemment, voire moins bien, des tâches dont vous aviez toujours la charge jusqu’à présent. Eh oui, le travail pourra être fait selon une autre méthode, la tâche pourra également être encore mieux faite que vous ! Si vous n’êtes pas capable de lâcher prise et que vous intervenez de façon incessante, comment votre employée peut aller seule au bout de la mission confiée ? Vous minez sa confiance en elle et la découragez pour de futures tâches. Alors, autant ne pas déléguer, mais attention, c’est une voie sans issue, sans évolution possible. Car, sauf preuve du contraire, vous n’êtes pas un super héros.

 

DRESSEZ UN BILAN

La tâche confiée est achevée. C’est le moment de commenter l’ensemble du processus de réalisation. Quelles ont été les difficultés ? Le timing a-t-il été respecté ? Donnez des conseils pour améliorer le processus. Encouragez ! Motivez ! Le cas échéant, selon l’ampleur de la tâche, c’est peut-être l’occasion de réfléchir à une éventuelle récompense. Prendre le temps de faire le point à la fin de la mission ou après une étape importante est essentiel. Cela permet de mesurer les progrès accomplis par votre collaboratrice. C’est à vous de lui montrer ce que les responsabilités endossées lui ont apporté (meilleure connaissance du métier, de l’entreprise, de l’équipe…). Dresser un bilan vous permet également d’actualiser vos connaissances sur les compétences et les capacités de votre collègue, en vue éventuellement de lui confier de nouvelles tâches, avec un degré de délégation supérieur.

Le bilan doit aussi mesurer les progrès réalisés collectivement, comme le temps dégagé qui vous a permis d’effectuer d’autres tâches. Il s’agit aussi d’établir votre propre bilan : votre accompagnement a-t-il été réussi (sous-estimation du temps de formation, mauvaise évaluation des écueils rencontrés par le collaborateur…).

 

CONCLUSION

Il s’agit de déléguer des tâches, pas des responsabilités. Vous seule, êtes et restez le chef de votre entreprise. Les dirigeants de petites ou grandes entreprises sont unanimes : déléguer est essentiel pour soi, les employés et l’entreprise. Certes, ce n’est pas simple de changer ses habitudes, mais dans ce cas-ci, il y a tellement à gagner! Il ne s’agit que de modifier quelque peu sa manière de penser. Parce que rappelez-vous: vous n’êtes pas seule ! Votre équipe est là, utilisez-la et vous, concentrez-vous sur votre rôle d’entrepreneur qui planifie, organise, dirige, détermine les stratégies, les objectifs, communique et motive.

 

** Tel que vue dans l'édition de septembre-octobre 2016 des Nouvelles Esthétiques Spa Canada **